La dématérialisation des factures : nouvel axe majeur de développement des entreprises

Alors que l’expansion du numérique et des objets connectés n’est plus à démontrer, qu’en est-il de l’impact au sein des entreprises ? Comment s’organisent-elles pour s’approprier les avancées technologiques et les fondre dans leur fonctionnement interne ?

Le 23 janvier dernier était organisée la réunion mensuelle de l’APDC entièrement dédiée au sujet suivant : « Dématérialisation des factures : perspectives d’avenir !!!! « . L’équipe de l’Ecoguide IT était présente à ce rassemblement de professionnels issus de différents secteurs, pour récolter un maximum d’informations sur un sujet qui est connu des sociétés mais dont l’impact est bien souvent sous-évalué.

Commençons par définir en quelques mots ce qu’est la dématérialisation. Il s’agit tout simplement « d’un ensemble d’outils et technologies visant à transformer un document papier en document électronique « . Ce process tend à se démocratiser au sein des entreprises et notamment au niveau de l’échange de bons de commandes et des factures. Il est d’ailleurs devenu un enjeu clé pour les directions financières puisqu’il permet « d’atteindre efficacement des objectifs ambitieux en matière de réduction des dépenses, de gains de productivité, de garantie de traçabilité, d’accélération des échanges, d’adaptabilité organisationnelle et d’optimisation de la gestion du cash. »

Face au développement de ce nouveau mode de fonctionnement, l’Europe a décidé d’encadrer le processus avec différentes directives dont celle de 2010 « la directive européenne 2010/45/UE ». Celle-ci établit un cadre autour des échanges de données en précisant ce qui est entendu par factures électroniques, mais en s’attardant également sur la manière dont elles doivent être conçues, déployées et traitées.

L’application du 1er janvier 2013 vient confirmer l’égalité de traitement entre les factures papier et les factures électroniques, et leur assujettissement au mêmes règles d’audit : Pouvoir identifier l’authenticité du document, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité. En effet, jusqu’à maintenant, les factures papier qui étaient numérisées puis envoyées par voie électronique, n’étaient pas considérées comme factures électroniques mais comme factures papier ( Article 289 CGI (VI)). Toutefois, à partir du 31 décembre 2014, celles-ci seront admises comme factures électroniques dès lors que leur sécurisation est assurée par une signature électronique (certificat qualifié) et que l’émetteur les conserve sous les 2 formats, papier et électronique.

L’Audit de ces informations reste d’ailleurs un point clé et central, point que les entreprises se doivent de développer pour le bon fonctionnement de ces nouvelles interfaces d’échanges. Il s’agit de pouvoir « établir le lien entre une facture, justificatif comptable et fiscal, et la réalité de l’opération effectuée ».

Dans un contexte IT où la plupart des employés détiennent des tablettes ou des smartphones, il est important de comprendre comment adapter ces nouvelles technologies aux systèmes de l’entreprise et notamment à la partie financière. Une étude en 2012 rapportait que 8/10 DAF affirmaient que leur fonction serait impactée par les technologies de l’information (baromètre de la fondation DAF, 2012). C’est dire l’importance de ce nouveau concept et l’intérêt qu’ont les entreprises françaises à se tourner vers ce genre d’outils.

Notons d’ailleurs que le « baromètre dématérialisation – Finance 2013 » a mis en évidence le retard de la France dans ce domaine alors même que 86,1 % des entreprises du Royaume-Uni ont au moins une solution de dématérialisation.

La dématérialisation des factures est donc un sujet sur lequel nous continuerons de nous pencher car celui-ci aura aussi un gros impact sur la gestion des données. Où stocker toutes les factures ? Quel serveur voire data center est requis pour gérer toutes ces informations et ces échanges? Qu’en est-il également de la sécurité des informations? Et finalement, en la comparant à celle des factures papiers, quel est l’impact des factures électroniques et des process de dématérialisation sur notre environnement ?

Sources :
© http://www.itesoft.fr/barometre-dematerialisation-finance-2013
© www.apdc-france.fr/‎